仕事を効率的に行うには、実際に仕事をする職場の環境を整える必要があります。
ここで最初に手をつけるべきなのは、パソコンの環境です。

現代においてビジネスパーソンが仕事をするといえば、パソコンがなくては始まりません。
つまり、仕事の道具としてはパソコンがメインであり、パソコンのことだけを考えておけばいいのです。

そういう意味では、紙の書類の整理術や手帳を使った効率化はまったく必要ないと、
金川顕教は考えています。

現代における一般的な仕事は、やろうと思えばほとんどペーパーレスで進めることが可能です。
そのため、もしどこかで紙を使っているのであれば、今すぐペーパーレス化を徹底してください。

昨今のデジタル社会において、紙は非効率です。
そのひとつの理由に、紙だと情報を検索することができません。
金川顕教の経験上、資料が紙の場合、どんどん溜まっていきそのうち見なくなります。
１ヶ月、２ヶ月前の資料を、またあとで見ることがあるでしょうか？
おそらく、皆さんもほとんどないと思います。
ということは、紙で取っておいても意外と、そのときしか見ないし、
無駄になっている情報が多いということです。

しかし、その中にも重要なキーワードや貴重な情報が絶対にあるはずです。
それらを結果的に見ることがない、つまり、改めて探すのが大変なのでそのまま見なくなる、
というデメリットを考えると、資料は紙ではなくデータで取っておくべきです。
そうすれば検索をかけて、必要なときに瞬時に取り出すことも可能です。

もうひとつの理由は、同期ができないこと。
同期ができない＝共有化がしづらいということです。
共有化というのは、自分自身が会社の外で見るときもあるし、職場で同僚や上司、
後輩と情報共有する場面も考えられます。
もちろん、紙をコピーすることもできますが、いちいち時間がかかって非常に面倒です。

これがペーパーレス化してパソコンに保存してあれば、共有したいときにメールなどで送信するだけですみます。
必要があれば、そこからプリントすることも簡単です。

職場だけではなく個人のツールとしても、紙はデメリットが大きいので、
金川顕教は徹底ペーパーレス化をおすすめします。
つまり、手帳やノートは使わず、メモはすべてパソコンかスマホで取るようにするのです。

手帳のデメリットは、まずもっていなければ効果を発揮しない点です。
当たり前のことですが、もしその日手帳を忘れたとしたら、その日に入れた予定を確認できません。
これがグーグルカレンダーに入れておいた予定であれば、スマホがあればどこでも見ることができます。
最悪、スマホを忘れたとしてもパソコンから確認することができます。

また、昔の手帳をその場で見ることは不可能です。
その年のことは遡れますが、１年前のことは前の手帳に書いてあるため、すぐには参照できません。
グーグルカレンダーであれば、１年前でも１年先でも予定を確認できます。

さらには、必要なときに１年以上遡れないわりに、
普段は以前の月の分まで持ち歩く、というのも無駄だと思います。

最後に大きなデメリットとしては、失くしたときのリスクが大きいことです。
もしどこかで手帳を落としたとしたら、誰かに簡単に情報を見られることになります。
そして戻ってこなかったら、それらの情報はもう復元できません。
つまり、失くしたら一発でアウト。これは危険すぎると思います。

それから、金川顕教は名刺もいらない派なので、自分自身も普段は使っていません。
仕事で必要な場合は、アプリに取り込んでもいいと思います。
そうすれば、検索したり出先で確認できるので便利です。

手書き派の人には、ここで書いた完全ペーパーレス化は受け入れがたいかもしれません。
ベストな方法は人それぞれなので、人によっては手帳やノートを使ってもいいでしょう。

ただ、手帳やノートを使わなければ、とりあえず外出時の荷物が減ります。
どこでもパソコンかスマホがあれば仕事ができる状態の方が、
結果的に仕事を効率化できるのではないでしょうか。

金川顕教