手段を伝える場合にはメールの文章でも簡単なことが多いのですが、
目的は伝えるのが難しいため、電話のほうが効率的だったりします。
金川顕教が２度言うときに文章と電話で分けているのは
手段と目的をふたつ伝えたいからです。

金川顕教が監査法人に勤務していたときに多かった仕事を例に取ると、
資料請求メールへの対応というものがありました。
ある企業の借入金が３億円だとして、その支払利息が３００万円だったとします。
この数字が正しいかどうかを確認するために、
借入金証書や銀行の利息表などの資料をいただきたい、
という旨のメールをまず送るわけです。

こうした○○の資料が欲しい、という要件はメールでも伝わりやすいのですが、
その目的、つまり借入金と支払利息のバランスを見たい、この利息の数字の妥当性を確認したい、
といったことは、文章で書いたとしてもなかなか理解してもらえません。
ですから、そのあとに電話をしていました。このとき、目的としての理由と、
例えば・・・という例を伝えるようにします。

なぜなら、例があると相手がイメージしやすくなるからです。
「○○という資料を用意してください」とただ言われても、ピンとこないでしょう。
それが「こういう理由でチェックしたい項目があります。それを確認できる資料が何かあると助かります。
例えば、銀行からの利息表や利息の率が書かれた資料などです」と口頭で伝えることで、
相手が「それなら証書でいいですか」とイメージして出してくれるはずです。

人に動いてもらうには、このイメージしてもらうというステップが重要です。
子供でもお使いに行くとき、お母さんに「ニンジンとタマネギとジャガイモと牛乳を買ってきて」
と言われて途中でどれか忘れそうになっても、「シチューを作るから、まろやかにするために牛乳も忘れずに」
と説明されていれば、「そうそう、牛乳も必要だった」
「シチューに入れるものはこれだった」とだいたい思い出せるでしょう。

これが何の説明もなかったら、自分が買うべきものがピンときていないので、
どれか抜け落ちてしまうかもしれません。なぜこれが必要かという根拠を説明しておけば、
そういうことが防げるのです。

最後に、メッセージをきちんと伝えたい場合に最適な方法は、直接会って話すこと。
反対に、メールなどの文章は一番弱いメッセージだと思ってください。
直接目の前にいて話していれば、ボディランゲージや雰囲気などで伝わる幅がグンと広がります。
これが一番強いメッセージ力で、その次は電話などで直接話すこと、次が音声や動画媒体で、
最後が文字の文章という順です。

直接資格や耳からの情報が使えないという時点で、
メールなど文章には人に伝わる力はあまりないはずです。
ただ、保存性・記録性はあるため、正確に指示内容を伝える分にはいいですが、
それで人が動くとはあまり思わないほうがいいでしょう。

金川顕教