昨日のブログとあわせてご覧ください。
「単語登録」のさらに便利な使い方ですが、実は単語よりも、
何度も書くような長い文面を登録しておくのがポイントです。

例えば、金川顕教の場合はセミナー業務が重要な仕事なので、
「せ」と打つと、「セミナーのチームにご招待いたしますので、
下記のLINEにご連絡ください。LINE：○○ □□・・・
同意のメッセージをお送りください。よろしくお願いいたします。」
というような、非常に長い定型文が登録されています。

皆さんの場合は、例えば毎回メンバーに会議の開催を知らせる
一斉メールを送っているとしたら、
「か」と打つと会議の場所、日時、「第○回△△会議」といった名称などの
定型文面がバーッと出てくるように登録するのもいいと思います。

一度定型で出してから、必要事項を埋める形の方が断然速いです。
ただ、単語登録は開業がされなかったり、文字数制限がある場合があるので、
その場合はノートファイルなどにテンプレ文面をメモしておき、
検索で出してコピペするのでもいいでしょう。

ショートカットキーを使っていれば、
メモをコピペするのも数秒でできるため、
単語登録とうまく使い分けてください。

いずれにせよ、単語登録やテンプレ文面のコピペで、
日常の入力の大半は省略化できます。
これはやってみると実感できるはずです。
それだけ毎日同じ作業をやっているということが、
仕事では実に多いのです。

それから、テンプレを使うのは入力に限らず、
書類作成を効率化よくするためには基本です。
何か書類を作成する仕事が来たら、いきなりイチから作り始めるのではなく、
できるだけ過去の資料を見たり、上司に「似たような資料ありますか？」と聞いたり、
ネットなどでテンプレ集を探したりといった努力をまずした方がいいでしょう。

全く新しい仕事に見えても、
ほとんどの仕事にはすでに世の中にテンプレ的なものがあるか、
過去に上司や社内の誰かが作った似たような書類があるはずです。
闇雲に作り始めるより、どれかのテンプレを参考にした方が、
圧倒的に速く的確に書類作成ができるでしょう。

金川顕教